روزهای منتهی به نمایشگاه و آغاز یک رویداد برای شرکت‌کنندگان بسیار استرس‌آور و سخت است، چرا که باید همه وسایل خود را آماده کرده و به سرعت آن را به محل برگزاری نمایشگاه ببرند و سپس غرفه خود را آماده پذیرایی از میهمانان کنند. آماده‌سازی وسایل مورد نیاز پیش از آغاز یک رویداد اهمیت بسیار بالایی دارد چراکه باعث آسودگی شما در مدت برگزاری نمایشگاه خواهد شد.
بهترین کار برای آنکه همه وسایل مورد نیاز را در ذهن داشته باشید این است
که یک فهرست از آنها تهیه کنید و از آنجایی که گروه ارشد اکسپوآرت رسالتش در امور غرفه سازی و ماکت سازی مشاوره دادن به افرادی است که قصد شرکت در نمایشگاه را دارند یک فهرست کامل از این اقلام را برای شما آماده کرده است.
تمیزی غرفه از همه چیز واجب‌تر است زیرا همه بازدیدکنندگان ابتدا تمیز بودن غرفه شما را می‌بینند پس دستمال پارچه‌ای، پاک‌کننده چند منظوره، شیشه پاک‌کن، دستمال کاغذی، کیسه زباله، جارو دستی و سطل زباله را فراموش نکنید.
همچنین چند وسیله کاربردی مانند تیغ موکت‌بری، قیچی، سیم‌سیار و سه‌راهی برق و جعبه ابزار کوچک را که می‌تواند شما را در زیباسازی یا اتفاق‌های ناگهانی یاری دهد به همراه داشته باشید.
در طول نمایشگاه افراد مختلفی از غرفه شما بازدیدخواهند کرد که این رفت‌وآمدها می‌تواند به یک قرارداد تجاری ختم شود، پس صندوقی برای جمع‌آوری کارت ویزیت بازدیدکنندگان از غرفه، پاکت یا کیف دستی برای قراردادن کاتالوگ‌های تحویل شدنی، کارت ویزیت کارکنان برای ارائه به مخاطبان، دفترچه یادداشت و کاغذهای یادداشت‌برداری ازجمله مهمترین وسایلی است که باید به‌طور حتم در نمایشگاه همراه خود داشته باشید.
حواس تان باشد که پذیرایی از کسانی که به غرفه شما می‌آیند و همچنین وجود خوراکی‌هایی به‌عنوان میان وعده برای کارکنان درون غرفه از اهمیت بالایی برخوردار است پس به خاطر داشته باشید ظروف پذیرایی اعم از فنجان، چای‌ساز، قندان، شیرینی و میوه‌خوری، کارد و چنگال و پیش‌دستی، سینی و... به‌طور حتم در فهرست شما قرار داشته باشد.
مواردی که تا اینجا گفته شد اقلامی بودند که به‌طور حتم باید در هر غرفه‌ای وجود داشته باشند اما وسایل دیگری نیز هستند که ممکن است به کار شما بیایند و وجودشان در نمایشگاه و در غرفه شما شاید الزامی نباشد اما می‌توانند در مواقع ضروری به کمک شما بیایند برای مثال ماشین حساب، شارژر برای همه دستگاه‌های مورد استفاده و پوشه یا زونکن از این دست وسایل هستند.
