زمانی که صحبت از غرفه‌داران و غرفه سازی می‌شود نخستین گزینه برای حضور اعضای اصلی شرکت هستند که با زیر و بم بخش خود آشنایی دارند و می‌توانند به راحتی مخاطبان را راهنمایی کنند. گروه ارشد اکسپوآرت فهرست افرادی که بهتر است در غرفه حضور داشته باشند و وظایف آنها را برای شما آماده کرده است.
نخستین فردی که حضورش بسیار مهم است نماینده اصلی شرکت است که باید یکی از اعضای هیات مدیره باشد و به طور معمول در جلسات مختلف شرکت حضور دارد و تمامی چالش‌های پیش رو و اهداف اصلی شرکت را می‌داند. این فرد می‌تواند به صورت چرخشی از میان اعضای هیات مدیره انتخاب شود و حتی رییس هیات مدیره به شخصه در نمایشگاه حضور داشته باشد. حضور این افراد به دلیل قدرت در امضای قرارداد و توانایی تصمیم‌گیری برای شرکت اهمیت بالایی دارد.
مسئول غرفه را می‌توان قدرتمندترین فرد هر غرفه معرفی کرد چرا که تمامی کارهای هماهنگی، امضا، اجاره وسایل،غرفه سازی یا حتی تخریب و تخلیه وسایل بعد از اتمام نمایشگاه به عهده وی است و اگر کوچکترین خلل در کار ایجاد شود او مسئول خواهد بود.
این فرد می‌تواند معاون اول شرکت باشد که هم قدرت پاسخگویی خوبی دارد و هم از قابلیت‌های مدیریتی برخوردار است.
یک یا ۲ نفر از کارمندان فنی می‌توانند در بخش راهنمایی و پاسخگویی به مشتریان کمک شایانی کنند و اگر مشکلات فنی خاصی در غرفه ایجاد شد آنها باید دست به کار شوند.
در کنار کارکنان فنی حضور کارشناسان بخش‌های مختلف شرکت نیز می‌تواند در موفقیت هر چه بیشتر نمایشگاه موثر باشد. برای مثال کارشناسان روابط عمومی شیوه کنترل مخاطبان و برخورد صحیح را به خوبی می‌دانند یا کارشناس صادرات و فروش می‌تواند سوالات تخصصی و حساس این بخش را به خوبی پاسخ دهد.
در انتهای معرفی اعضای خدمه و تدارکات حضور دارند که با مخاطبان به طور مستقیم در ارتباط نیستند اما اهمیت کار آنها کمتر از مسئول غرفه هم نیست. اعضای خدمه باید در نظر داشته باشند که غرفه نمایشگاهی همیشه باید در تمیزترین حالت خود باشد. علاوه‌بر این خدمه هر لحظه باید آماده پذیرایی از مهمانان باشند چراکه حضور مهمان ناخوانده و ناگهانی از جمله ویژگی‌های یک نمایشگاه است. نوع پذیرایی و ادب این افراد نیز می‌تواند در جلب نظر مخاطبان تاثیرگذار باشد.
