در سری مقالات آموزشی گروه ارشد اکسپوآرت درباره غرفه سازی تا امروز مطالب مختلفی نوشته‌ایم اما در همه آنها به نکاتی اشاره کردیم که در کنار یکدیگر موفقیت یک شرکت را به همراه خواهند داشت اما این‌بار بخش مهم اطلاعاتی که باید درباره غرفه سازی نمایشگاهی بدانید را برای شما در یک مطلب کوتاه آماده کرده‌ایم. با رعایت این اصول شما شانس‌تان را برای موفقیت در نمایشگاه و جذب مخاطب افزایش داده‌اید.
مقاله غرفه سازی - آموزش نحوه تشریفات و پذیرایی از مهمان‌ها در غرفه نمایشگاهی
نمایشگاه موقعیت مناسبی برای عقد قرارداد با شرکت‌های بزرگ و توسعه کسب و کار است و همچنین فرصتی است تا کمی با بزرگان صنعت در ارتباط بود.
به طور معمول در طول برگزاری یک رویداد مدیران ارشد از غرفه‌ها بازدید می‌کنند و کمی نیز در فضای نمایشگاه قدم می‌زنند، به همین دلیل می‌توان با آنها ارتباط برقرار و جلساتی را نیز برای گسترش همکاری برگزار کرد. اگر یک مهمان مهم و مدیر شرکتی بزرگ که قصد ارتباط برقرار کردن با آن را دارید به غرفه شما سر زد چه کاری باید انجام داد؟ پذیرایی کردن از یک مهمان ویژه در غرفه‌ای کوچک که ممکن است هزاران نفر نیز به آن سر بزنند کار سختی است و نیاز به هماهنگی‌های پیش از شروع نمایشگاه دارد.
قبل از آنکه کار نمایشگاه آغاز شود وظایف هرفرد را در هنگام پذیرایی از یک مهمان ویژه مشخص کنید تا با سردرگمی مواجه نشوید. کارشناسان اعتقاد دارند پذیرایی درست از یک مهمان که قصد عقد قرارداد یا تفاهمنامه را دارد می‌تواند در تصمیمات آینده وی تاثیر مستقیم داشته باشد.
افراد خدمات همیشه باید آماده پذیرایی با انواع نوشیدنی گرم یا سرد بنا به شرایط آب و هوایی باشند و در کمترین زمان ممکن آن را فراهم کنند. علاوه‌بر این یک بسته شکلات یا شیرینی مخصوص مهمان ویژه داشته باشید که نشان از اهمیت دادن به آن فرد خواهد بود. به طور معمول همه غرفه‌ها یک خوراکی ساده برای مهمان‌های عادی دارند اما مهمان‌های ویژه باید فرق بین خود و دیگران را ببیند.
به طور حتم در زمان حضور مهمان در غرفه نمایشگاهی یکی از افراد را به عنوان پاسخگو در مقابل غرفه قرار دهید. شاید در هنگام صحبت کردن و انجام مذاکرات فردی درباره کالا و شرکت شما سوال داشته باشد و ممکن است تمرکز مهمانان را برهم بزند به همین دلیل یک غرفه‌دار مسئول پاسخگویی لازم است. در غرفه نخستین تفاهمنامه‌ها را امضا و صحبت‌های اولیه را انجام دهید و مباحث تکمیلی را به بعد از پایان نمایشگاه موکول کنید. همچنین یکی از تاثیرگذارترین کارهای ممکن حضور در غرفه شرکت همکار پس از یک روز از زمان مذاکره است. این کار نشان می‌دهد شما نیز مشتاق همکاری هستید، در ضمن می‌توانید از وضعیت غرفه آنها اطلاعاتی را درباره رتبه کاری‌شان به‌دست آورید.
